Audytor wewnętrzny – jakie cechy powinien posiadać?

Audytor wewnętrzny, choć często traktowany jak najbardziej dokuczliwa i wszystkowiedząca osoba w firmie, w istocie pełni w niej bardzo ważną rolę pomocnika i doradcy. Przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na wdrożenie systemu zarządzania opartego o wybraną normę ISO lub chcą utrzymać uzyskany już certyfikat są zobowiązane do przeprowadzania regularnych audytów wewnętrznych sprawdzających prawidłowość działań i sporządzana dokumentacji z ich przebiegu.

Aby jednak audit wewnętrzny przyniósł zamierzone rezultaty i faktycznie posłużył jako narzędzie pracy dla organizacji, a nie wyłącznie jako raport błędów, konieczne jest wybranie dobrego, kompetentnego audytora. Jakie umiejętności i cechy osobowości powinna posiadać osoba starająca się o taką pozycję? Co zrobić, by zostać auditorem wewnętrznym?

Audytor wewnętrzny – umiejętności twarde i miękkie

Zakres auditu wewnętrznego prowadzonego w celu sprawdzenia i potwierdzenia zgodności działań z obraną normą ISO i stosowanym systemem zarządzania musi uwzględniać bez wyjątku wszystkie założenia normy, do której firma jest certyfikowana. Jego celem jest bowiem wykrycie niezgodności i niedociągnięć systemu w stosunku do normy i poprawienie ich w ramach planu ciągłego doskonalenia. Aby jednak auditor wewnętrzny mógł w pełni rzetelnie i wiarygodnie przeprowadzić powierzone mu zadanie, konieczne jest by znał on normę od podszewki.

Mówi się, że audytorzy wewnętrzni to osoby, które w firmie często wykazują się znacznie większą wiedzą i doświadczeniem niż pozostali pracownicy, z kierownictwem i szefostwem włącznie. Dlaczego? Bo choć auditor wewnętrzny jest bardzo często pracownikiem danej firmy, jego działania mogą wykraczać poza jej mury.

Chcąc pogłębiać swoją wiedzę i wnosić jeszcze większą wartość do organizacji, auditor wewnętrzny musi uczestniczyć w szkoleniach i nieustannie pogłębiać swoją wiedzę z zakresu konkretnych norm ISO. Umiejętność interpretacji i implementacji założeń normy to jedna z podstawowych cech dobrego audytora wewnętrznego.

Wiedza to oczywiście podstawa, bez której praca w charakterze audytora wewnętrznego zwyczajnie się nie powiedzie. Istnieje jednak szereg dodatkowych cech twardych i miękkich, które umożliwią wykorzystanie owej wiedzy w praktyce i pozwolą uczynić z auditu wewnętrznego prawdziwe narzędzie rozwoju firmy. Audytor wewnętrzny powinien przede wszystkim opanować do perfekcji umiejętność planowania i organizowania pracy.

W jego działaniach konieczne jest ustalenie jak najbardziej płynnego, nieinwazyjnego planu pracy, który umożliwi rzetelne skontrolowanie wszystkich aspektów działań firmy bez przerywania jej naturalnego trybu funkcjonowania. Osoba ta powinna też świetnie komunikować się z pracownikami firmy, jej zarządem i każdym, kto ma bezpośredni wpływ na jakość i wartość podejmowanych działań. Choć rolę audytora często sprowadza się do roli kontrolera, w istocie jest on osobą, z którą można i warto rozmawiać.

Audytor powinien też umiejętnie zapobiegać konfliktom, które w jego linii pracy mogą pojawiać się niezwykle często. Stawianie oporu wobec nowych reguł i zasad działania jest zupełnie normalne, jednak to auditor wewnętrzny musi upewnić się, że zmiany prowadzące do zgodności z ISO zostały dobrze przyjęte i nie wywołują buntu na stanowiskach pracy.

Cechy osobowości audytora wewnętrznego

Dobry audytor wewnętrzny to przede wszystkim osoba charakteryzująca się wysoką etyką pracy. Zachowanie dyskrecji idzie u niej w parze z szczerością i uczciwością, bo to właśnie te wartości będą w stanie otworzyć dobre pole do pracy nad doskonaleniem działań firmy w kierunku spełniania wymagań ISO.

Audytor powinien być jednocześnie osobą otwartą i elastyczną, gdyż twarda wiedza i doświadczenie nie zawsze prowadzą do dobrych rezultatów. Nawet audytor musi otwierać się na nowe pomysły usprawniania pewnych aspektów działania firmy i adaptować je do wymagań normy tak, by ostatecznie firma nie ucierpiała na wprowadzaniu nowego systemu zarządzania.

Audytor wewnętrzny to również osoba wytrwała, niezależna i zdecydowana. Jego działania mają dokładnie sprawdzić i przeanalizować działania firmy. Nie ma tu miejsca na pobłażliwe traktowanie ze względu na więzi zawodowe i osobiste – jeśli jakaś zmiana musi zostać wprowadzona, audytor będzie dążył do jej opracowania i wprowadzenia na podstawie niezależnie zebranych, obiektywnych danych. Jednocześnie jednak, audit wewnętrzny nie jest działaniem na szkodę firmy i audytor musi pamiętać o tym przygotowując swoje raporty.

Wszystkie zawarte w nich informacje i sugestie muszą być poparte rzetelnie zebranymi dowodami i wiedzą z zakresu określonej normy ISO. Tylko partnerska, ale i zupełnie niezależna współpraca z firmą może przynieść dobre rezultaty audytu, zadowalające zarówno samego auditora wewnętrznego, jak i firmę dla której pracuje.

Wykonywanie audytu