Zarządzanie firmą nie należy do najłatwiejszych przedsięwzięć w obliczu tak ogromnej konkurencji rynkowej i nieustannie rosnących wymagań dotyczących rentowności, jakości czy technologii przez nią stosowanych. Uzyskanie jakiejkolwiek przewagi nad konkurencją i wybicie się ze swoimi produktami i usługami ponad przeciętność wymaga zrównoważonego, systemowego podejścia do zarządzania wszystkimi aspektami działalności, od jakości po bezpieczeństwo informacji czy spełnianie określonych prawnych wymagań produkcyjnych.
Wprowadzenie stabilnego systemu nie jest jednak wystarczające, jeśli firma nie potrafi formalnie udowodnić swojej wiarygodności. To właśnie w tym miejscu istotną rolę zaczyna odgrywać certyfikacja systemów zarządzania. Na czym polega, jak należy ją przeprowadzić i w jakich branżach jest stosowana najczęściej?
Czym jest certyfikacja systemów zarządzania?
Głównym celem procesu certyfikacji systemu zarządzania jest weryfikacja i potwierdzenie spełnienia przez firmę wymogów określonych w normie, którą ta obrała sobie jako podstawę wspomnianego systemu. Jej podstawowym elementem jest pozytywne przejście audytu certyfikującego, przeprowadzanego przez akredytowanego audytora zewnętrznego, którego zadaniem jest sprawdzenie procesów firmy w każdym obszarze jej działalności pod kątem zgodności z wytycznymi danej normy i jeśli zgodność ta występuje, przyznanie certyfikatu ją potwierdzającego.
Na czym jednak polega przygotowanie do certyfikacji systemu zarządzania i jak upewnić się, że wynik audytu końcowego będzie pozytywny? Podstawą jest oczywiście wdrożenie zgodnie z założeniami systemu zarządzania opartego na wytycznych wybranej przez firmę normy i umiejętne stosowanie go we wszystkich procesach w celu ciągłego doskonalenia ich i minimalizacji ryzyka związanego z prowadzeniem firmy.
Certyfikacja systemów zarządzania nie dotyczy samych wyrobów, a raczej procesów które prowadzą do ich powstania, łącznie ze wszystkimi kwestiami zarządzania pracownikami, prowadzeniem dokumentacji czy ogólnym podejściem do strategii działania i nastawieniem na ciągły, zrównoważony rozwój.
Dzięki uzyskaniu certyfikacji, przed wieloma firmami otwiera się szansa zaistnienia na szerszym rynku, dotarcia do większego grona klientów i przede wszystkim nawiązania nowych, korzystnych relacji biznesowych. Uzyskanie certyfikatu dla systemu zarządzania zgodnego z wymaganiami określonej normy ISO to dziś świadectwo wysokiego poziomu świadomości firmy, ale też najlepszy dowód na to że potrafi ona dostosować się do nieustannie zmieniających się wymagań rynku i aktywnie pracuje nad doskonaleniem własnych metod zarządzania, celem osiągnięcia zrównoważonego rozwoju i stabilnej pozycji rynkowej.
Certyfikacja systemów zarządzania to w wielu przypadkach akcelerator rozwoju firmy
Jak przebiega proces certyfikacji systemów zarządzania?
Uzyskanie certyfikacji systemu zarządzania konkretnym obszarem działalności firmy odbywa się na podstawie spełnienia przez organizację określonych warunków wskazanych przez odpowiednią normę ISO. Najważniejszym krokiem w procesie wdrażania nowego systemu zarządzania (bazującego na istniejącym i stanowiącym jego ulepszenie) jest przeprowadzenie audytu wstępnego, który pozwoli precyzyjnie określić obszary wymagające udoskonalenia.
To na jego bazie organizacja będzie określała swoje cele i poprawiała konkretne procesy dążąc do spełnienia wszystkich wytycznych wybranej przez siebie normy i dokumentując cały proces. Podczas końcowego audytu zewnętrznego, który powinien zostać przeprowadzany przez odpowiednią akredytowaną jednostkę certyfikacyjną, osiągnięcia firmy w kontekście wdrażania i przestrzegania wymogów normy ISO są dokładnie sprawdzane i weryfikowane.
Jeśli proces certyfikacji systemów zarządzania zostanie zakończony wynikiem pozytywnym, organizacja otrzymuje certyfikat zgodności z normą ISO. Na tym jednak nie koniec certyfikacji – chcąc utrzymać certyfikat firma jest nie tylko zobowiązana do ciągłego doskonalenia własnych procesów i spełniania wymogów ISO w każdym procesie, ale też przeprowadzania kontrolnych audytów wewnętrznych potwierdzających tę zgodność oraz identyfikujących problemy wymagające natychmiastowej poprawy.
Gdzie certyfikacja systemów zarządzania sprawdzi się najlepiej?
Normy proponowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną obejmują swoim zasięgiem szereg branż i gałęzi przemysłu, gdyż jako takie nie są precyzowane do konkretnych obszarów działalności. Certyfikaty dotyczące systemów zarządzania jakością, bezpieczeństwem informacji czy bezpieczeństwem i higieną pracy mogą być zastosowane zarówno w przemyśle maszynowym, jak i sieci odzieżowej, dlatego też ich popularność jest dziś tak wysoka.
Istnieje jednak wiele bardziej sprecyzowanych norm, charakterystycznych dla konkretnej branży i przedstawiających wymagania związane z ich charakterystycznymi procesami. I tak, certyfikacja systemów zarządzania znajduje zastosowanie w branży żywieniowej, energetycznej, drzewnej, motoryzacyjnej, medycznej, teleinformatycznej, rolniczej, biopaliw, spawalnictwie i wielu innych
