Czy prowadzenie ewidencji środków trwałych jest obowiązkowe?

Ewidencja środków trwałych jest obowiązkowa dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, oraz spółek partnerskich prowadzących w ramach działalności gospodarczej księgi przychodów i rozchodów oraz rozliczających się z podatku ryczałtowego. Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych wynika w ich przypadku z rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W ewidencji ujęte powinny zostać wszystkie środki trwałe stanowiące własność lub współwłasność podatnika. 

Czym jest ewidencja środków trwałych? 

Jak podaje ustawa o PIT, za środki trwałe konieczne do wpisania w ewidencji środków trwałych uznaje się wszystkie środki będące we własności lub współwłasności podatnika, w tym zarówno środki nabyte i wytworzone we własnym zakresie, budowle, budynki i lokale zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania oraz maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty będące we własności podatnika. Zgodnie z ustawą, środki trwałe wpisane do ewidencji powinny mieć przewidywany okres używania dłuższy niż jeden rok i być wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością.

Wyjątkiem są sytuacje, w których wpisane do ewidencji środków trwałych przedmioty są oddane do użytkowania na podstawie umowy najmu lub dzierżawy – pomimo braku fizycznego posiadania go przez podatnika, wpisanie go do ewidencji jest konieczne. 

Co powinno znaleźć się w ewidencji środków trwałych? 

O ile samo sporządzenie ewidencji środków trwałych jest obowiązkiem określonym przez ustawę o PIT, nie istnieje określony wzór według którego ewidencja ma zostać sporządzona. Osoby zobowiązane do przygotowywania ewidencji środków trwałych mogą prowadzić ją nawet w formie odręcznie pisanego dokumentu, o ile w samym dokumencie zostaną ujęte pewne obowiązkowe elementy. Ewidencja środków trwałych powinna być prowadzona w porządku chronologicznym, z każdym wpisem dołączanym do ewidencji najpóźniej w miesiącu, w którym środki trwałe zostały przekazane do użytkowania. 

wypełnianie dokumentówEwidencja środków trwałych powinna zawierać dla każdego wpisu: liczbę porządkową, datę nabycia towaru, datę przyjęcia go do używania, informację o dokumencie stwierdzającym nabycie środka trwałego, określenie nabytego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego (za dany rok podatkowy oraz narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony), zaktualizowaną wartość początkową, zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych, wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową, datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

 

W ewidencji środków trwałych należy bezwzględnie umieścić elementy, których wartość początkowa przekracza 3,5 tysiąca złotych, bo zgodnie z prawem składniki takie muszą podlegać amortyzacji. W przypadku, gdy wyposażenie zakupione na potrzeby nie jest warte więcej niż 3,5 tysiąca złotych, wydatki mogą zostać wliczone do kosztów jednorazowo lub odliczane regularnie w formie odpisów amortyzacyjnych. Należy pamiętać, że jeśli środek trwały został ulepszony lub zmieniła się jego wartość, zmianę tą trzeba odnotować podobnie jak likwidację lub zbycie środków trwałych. Taka informacja powinna się znaleźć zarówno w ewidencji, jak i w wykazie wartości niematerialnych i prawnych.

Dlaczego prowadzenie ewidencji środków trwałych jest konieczne?

Przygotowanie ewidencji środków trwałych jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o PIT, ale sam fakt prowadzenia takiej ewidencji niesie też wiele korzyści dla samej firmy i pozwala na uporządkowanie wszystkich środków trwałych i dokumentów potwierdzających ich nabycie i użytkowanie, a więc i skuteczne rozliczanie się z kosztów poniesionych na poczet prowadzenia firmy. Ewidencja środków trwałych jest niezbędna do zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodu. 

Prowadzenie ewidencji środków trwałych może być pracochłonne, szczególnie w przypadku większych firm, dlatego dobrą decyzją pozwalająca na dotrzymanie wszystkich obowiązków związanych z ewidencją środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia będzie skorzystanie z pomocy biura księgowego takiego jak Inpensa, które oferuje obsługę księgową dla firm we Wrocławiu