Właściwe zarządzanie jakością we wszystkich aspektach działalności firmy jest kluczem do oferowania najlepszych produktów i usług, gwarantując pełne bezpieczeństwo i profesjonalizm oferty przedsiębiorstwa. Do jego utrzymania prowadzą dziś liczne standardy ISO, które wprowadzają na rynek cały szereg wymagań i najlepszych praktyk z zakresu działalności i kontroli jakości w przedsiębiorstwach w przekroju całego przemysłu, eliminując za ich pomocą działanie na szkodę konsumentów, negatywny wpływ działalności na środowisko czy niesprawiedliwą konkurencję opartą o niezrównoważony rozwój.
„Najważniejszym standardem jest tu oczywiście ISO 9001:2015, do której dziś stosują się zarówno firmy produkcyjne jak i usługowe na całym świecie. Norma przeszła w 2015 roku szereg zmian, które dodatkowo zaostrzyły standardy jakości na rynku. O jakich zmianach mowa i jak wpłynęły na proces certyfikacji firm?”
Podstawowe założenia ISO 9001
Norma ISO 9001 stanowi uniwersalny wyznacznik standardów jakości dla firm i przedsiębiorstw celowany zarówno do małych, średnich jak i dużych firm w obrębie większości gałęzi przemysłu. Aby możliwa była taka uniwersalność normy, jej założenia nie wskazują na konkretne działania prowadzące do poprawy jakości, ale raczej budują standardy które można zastosować zgodnie z dynamiką działania firmy i jej zapotrzebowaniem. Jej główną rolą jest ujednolicenie pojęcia „najwyższej jakości” na rynku i dostarczenie przedsiębiorstwom narzędzia do zrównoważonego rozwoju w oparciu o skuteczne zarządzanie ryzykiem, systemowe podejście do kwestii zarządzania jakością oraz umiejętne wykorzystywanie szans pojawiających się na rynku istotnym z punktu widzenia danego przedsiębiorstwa. ISO 9001 przeszła dotychczas wiele zmian, jednak te wprowadzone w 2015 roku zmieniły dość mocno wpływ normy na zarządzanie jakością.
ISO 9001:2015 – najważniejsze zmiany nowej normy
Jak informują eksperci z akredytowanej jednostki certyfikującej DNV GL, nowa norma ISO 9001:2015 to przede wszystkim skupienie na zarządzaniu ryzykiem, które jest tym razem nie tyle sugestią, co wyraźnym wymaganiem niezbędnym do spełnienia warunków certyfikacji firmy. Każdy, kto chce świadomie zarządzać jakością i oferować swoje produkty z potwierdzeniem certyfikacji ISO 9001:2015 musi być w stanie udowodnić zgodność z założeniami normy poprzez wdrożenie systemu zarządzania jakością opartego o narzędzia przewidywania, zarządzania i eliminowania zagrożeń i ryzyka we wszystkich procesach i działaniach firmy. Tak surowe podejście do kwestii ryzyka to nowość w stosunku do starej normy, ale też konieczność wynikająca z ciągłych zmian rynkowych i coraz większej świadomości konsumentów odnośnie tego, co producenci i przedsiębiorstwa mogą im zaoferować.[1]
Dużą zmianą nowej normy ISO 9001:2015 było podniesienie roli najwyższego kierownictwa, szczególnie w obszarze zarządzania ryzykiem i szansami. Opracowywanie celów, strategii działania i planów dotyczących minimalizacji ryzyka powinno należeć nie tylko do grupy zajmującej się bezpośrednio opracowywaniem nowego systemu zarządzania jakością, ale wszystkich którzy mają realny wpływ na działalność przedsiębiorstwa. Obowiązkowe stało się przy tym podejście procesowe we wszystkich aspektach funkcjonowania – podczas gdy uprzednio podzielenie firmy na procesy było jedynie zaleceniem, dziś dla firm certyfikujących do ISO 9001 jest już obowiązkiem pozwalającym na skuteczniejsze zarządzanie jakością. Autorzy ISO 9001:2015 skupili się także na roli zmian w tworzeniu nowych standardów jakości na rynku – aspekcie, który często jest pomijany w systemach zarządzania, podobnie jak przyszłościowe planowanie.[2]
Zarządzanie ryzykiem według ISO 9001:2015
Jak już zostało wspomniane, ISO 9001:2015 skupia się bardziej niż kiedykolwiek na skutecznym zarządzaniu ryzykiem opartym o faktyczne plany i strategie działania, a nie intuicyjne wykluczanie wyłącznie podstawowych błędów procesowych. Nowa norma nakazuje wręcz usystematyzowanie podejścia do zarządzania ryzykiem, podkreślając jak ważną rolę w rozwoju firmy i budowaniu jakości odgrywa umiejętne przewidywanie działań niepożądanych we wszystkich aspektach działalności firmy.
„Tam gdzie ryzyko pojawiają się jednak i szanse – norma podkreśla, że firma musi zdawać sobie sprawę z okoliczności, w jakich działa i szans, które mogą pojawić się w jej otoczeniu. Wszelkie zmiany prawne, trudne do przewidzenia działania konkurencji, czy ogólnoświatowe zmiany rynkowe mogą uprawdopodobnić realizację celów biznesowych i strategii firmy, o ile ta jest w ogóle swoich celów świadoma i dąży do zrównoważonego rozwoju i ich realizacji.”
Norma ISO 9001:2015 – dlaczego warto się do niej stosować?
Certyfikacja ISO 9001:2015 od zawsze uważana była za najlepsze formalne narzędzie do potwierdzenia zaangażowania firmy w rozwój jakości i bezpieczeństwa produktów i usług dostępnych na współczesnym rynku. To właśnie certyfikat sygnowany logo jednostki akredytowanej pozwala zbudować przewagę konkurencyjną i wyróżnić firmę w oczach klientów, wskazując na spełnianie przez nią standardów jakościowych znacznie przewyższających te wymagane prawnie oraz umiejętność właściwej organizacji pracy firmy z poszanowaniem najwyższych standardów rynkowych. Norma ISO 9001:2015, która kładzie wyraźny nacisk na zastosowanie podejścia procesowego do wszystkich aspektów działalności firmy pozwala na wprowadzenie drobnych zmian usprawniających działanie organizacji od wewnątrz, podkreślając że każda najmniejsza zmiana i uproszczenie procesów może mieć bezpośredni wpływ na poprawę ostatecznej jakości produktów i usług i zadowolenie klientów. Korzyści przynosi też oczywiście skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem, dzięki któremu firma ma szansę analizować zagrożenia i szanse oraz skutecznie je wykorzystywać dążąc do zrównoważonego rozwoju.[3]
Uzyskanie certyfikatu ISO 9001:2015 jest procesem pracochłonnym, wymagającym niejednokrotnie fundamentalnych zmian w strategii działania i zarządzania firmą, dlatego też tak ważne jest by firmy decydujące się na wprowadzenie normy w swoje szeregi od początku postawiły na wsparcie ze strony doświadczonego audytora wewnętrznego ISO 9001:2015 przeszkolonego pod kątem zmian w nowej normie. Przeprowadzony przez niego audyt wstępny pozwoli oszacować zakres zmian koniecznych do wprowadzenia przed poddaniem się audytowi certyfikacyjnemu oraz opracować strategię działania zgodną z wymogami ISO 9001. Należy pamiętać, że choć sama norma ISO 9001 istnieje na rynku od dawna, firmy które już do niej certyfikowały i chcą zachować swój certyfikat musiały do 2018 roku zaktualizować swoje systemy zarządzania jakością o wymogi nowej normy. Wprowadzone zmiany były na tyle znaczące, że w pewnych aspektach wdrożenie ich w zupełnie nowym systemie zarządzania jakością może okazać się łatwiejsze, niż aktualizacja starego systemu.
Audyty wewnętrzne i zewnętrzne ISO 9001:2015 są nieodłączną częścią procesu certyfikacji i nie należy obawiać się ich zarówno przed uzyskaniem certyfikatu, jak i po jego otrzymaniu. Ich celem jest upewnienie się, że wprowadzony system zarządzania jakością działa sprawnie i zgodnie z przyjętymi standardami ISO, a firma czerpie realne korzyści z jego wdrożenia.
„Certyfikat można utracić w każdej chwili, dlatego też decyzja o certyfikacji ISO 9001:2015 powinna być przemyślana i zaplanowana z uwzględnieniem opinii wszystkich osób zaangażowanych w rozwój firmy – w razie konieczności warto uzyskać więcej informacji o normie podczas dedykowanych szkoleń organizowanych przez akredytowane jednostki certyfikujące.”
[1] http://www.qualityaustria.com.pl/baza-wiedzy/art/rewizja-iso-90012015-podsumowanie-zmian-173
[2] https://www.dnvgl.pl/training/wymagania-iso-9001-2015-65592
[3] https://www.iso.org/home.html
