Poszukując sali konferencyjnej powinniśmy zwrócić uwagę na kilka aspektów, które powinny determinować nasz wybór. Przede wszystkim zastanówmy się nad komfortem, który zapewni naszym gościom wybrane centrum konferencyjne.
Wśród ofert możemy znaleźć nie tylko sale ze standardowymi już rzutnikami, ale też takie, które zapewniają uczestnikom poczęstunek oraz posiadają wiele innych udogodnień. Dodatkowo wiele obiektów proponuje dodatkowe pakiety z atrakcjami.
Wyposażenie techniczne sali
Standardowym wyposażeniem sali konferencyjnej są rzutniki oraz różnego rodzaju tablice na przykład flipchart — umożliwiające prezentację. Dodatkowo powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy sala konferencyjna posiada klimatyzację. Niestety wciąż może się zdarzyć, że dobrze wyglądające centrum konferencyjne nie zapewnia swoim klientom klimatyzowanych pomieszczeń. W salach powinna znaleźć się też wybrana ilość krzeseł konferencyjnych, a także stoły i scena, na której wystąpić będą mogli prelegenci. Sprawdźmy też, jakim sprzętem audio dysponuje centrum konferencyjne. Najlepsze do wystąpień są oczywiście mikrofony bezprzewodowe. A dla bardziej dynamicznych prelegentów — bezprzewodowe mikrofony nagłowne. Nasi goście powinni otrzymać również możliwość do bezpłatnego podłączenia się do sieci Wi-Fi.
Parking i dojazd
Warto przemyśleć kwestię parkingu dla gości. Wiele osób przyjedzie swoimi samochodami, które będą chcieli zostawić na bezpiecznym parkingu w niewielkiej odległości do sali konferencyjnej. Dlatego też warto wybrać salę konferencyjną, której dedykowany jest parking. Dodatkowo zwróćmy uwagę na dojazd do centrum konferencyjnego. Wybierając takie, do której dojazd nie należy do najprostszych — powinniśmy przygotować specjalną mapkę, która pomoże naszym gościom. Parking dla gości konferencji powinien być oczywiście bezpłatny.
Poczęstunek
Wiele obiektów konferencyjnych proponuje swoim klientom pakiety z poczęstunkiem. W standardzie znajdzie się już herbatę oraz kawę. Jednak warto zastanowić się nad drobnymi przekąskami. Podczas dłuższych spotkań możemy wykupić dla naszych gości specjalne pakiety obiadowe lub lunchowe. Będą one dostosowane do charakteru miejsca. Nierzadko zdarza się, że sale konferencyjne znajdują się przy hotelach, które zapewniają bogatą ofertę restauracyjną.
Hotel na konferencje – dodatkowe atrakcje
Podczas organizacji imprez firmowych — bardzo ważnym elementem jest integracja. Dlatego też centra konferencyjne proponują własne programy integracyjne dla firm. Możemy znaleźć wśród nich gry i zabawy grupowe, różnego rodzaju konkursy i wyścigi. Niektóre sale konferencyjne posiadają charakterystyczną dla siebie atrakcję. Świetnym wyborem mogą okazać się na przykład gokarty. To sport, z którego ma okazję skorzystać niewiele osób, jednak wyzwala on wiele emocji. A jak wiemy — silne emocje i przeżycia pozwalają na łatwiejsze nawiązywanie kontaktu z nowo poznanymi osobami.
Wybierając salę konferencyjną warto zwrócić uwagę zarówno na wyposażenie sali — czy posiada sprzęt audio, klimatyzację, rzutniki, jak i na dodatkowe elementy — możliwe pakiety z poczęstunkami czy też atrakcje dodatkowe. Wiele centrów konferencyjnych proponuje swoim klientom dodatkowe pakiety ze zorganizowanymi atrakcjami integrującymi gości. Podczas dłuższych pobytów mogą być to pakiety Wellness. Na krótsze świetnie sprawdzą się wspólne doświadczenia — park trampolin, gokarty. To doskonały sposób na zaangażowanie naszych gości. Innym ważnymi aspektami są dojazd oraz parking. Jeżeli sala położona jest w miejscu na uboczu, takim jak hotel nad morzem czy w górach — warto przygotować dla naszych gości mapkę z opcjami dojazdu. Zaś bezpłatny parking dla uczestników spotkania będzie wspaniałym gestem oraz dodatkową zachętą. Zwróćmy również uwagę na bezpłatny dostęp do Wi-Fi. Innym ważnym aspektem może okazać się możliwość ustawienia krzeseł w sali. Inne potrzebne będzie podczas szkoleń, inne zaś podczas konferencji.
